I.- Fundamentos de la Organización
La Función Organización como parte del proceso administrativo se refiere a organizar, estructurar e integrar los recursos (personas, recursos físicos, financieros y tecnológicos) y los órganos encargados de administrar y establecer relaciones entre ellos, todo ello para alcanzar los objetivos trazados en la planeación.
1.1.- Conceptos – Estructura Organizacional
Toda organización debe ser organizada para que funcione mejor y pueda obtener óptimos resultados. El éxito de una organización depende en gran manera de cómo está organizada para operar y obtener resultados.
La función organización agrupa a las actividades necesarias para llevar a cabo la planificación, asigna autoridad, responsabilidad y funciones a quienes tienen a su cargo la ejecución de dichas actividades y proceder a la disposición de los recursos materiales y financieros.
Organización, del griego organon = herramienta, es la distribución y disposición de los recursos organizacionales para alcanzar objetivos estratégicos.
Organizar, es el proceso de establecer la utilización ordenada de los recursos de una organización. (Certo Samuel)
Organizar es repartir los recursos organizacionales para alcanzar objetivos estratégicos. (Daft Richard)
Organizar es el proceso de asumir tareas, asignar recursos y distribuir actividades coordinadas para implementar planes; es el proceso de movilizar personas y otros recursos para ejecutar tareas que sirvan a un propósito común. (Schermerhorn John)
La estructura organizacional es la manera de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización. Es la espina dorsal que sustenta y articula sus partes integrantes.
La función administrativa de organizar conduce necesariamente a la creación de la estructura organizacional.
1.1.1.- Especialización del Trabajo
El término de división del trabajo y de especialización del trabajo es el mismo. Las organizaciones realizan diversas tareas y la división en tareas separadas de las tareas organizacionales se la denomina especialización del trabajo. Como ventaja se tiene la especialización y un incremento de la eficiencia. Pero como desventaja se tiene la monotonía y repetitividad de las tareas.
1.1.2.- Departamentalización
Una vez que los trabajos han sido divididos en la especialización del trabajo, es preciso agruparlos para coordinar las tareas comunes. La Departamentalización es la base sobre la cual los empleos se agrupan para el logro de las metas.
La Departamentalización puede ser:
Funcional
Por Productos
Geográfica
Por procesos
Por clientes
1.1.3.- Estructura Vertical
La estructura vertical se refiere al aparato que incluye tres factores importantes: Jerarquía administrativa – Tramo de control – Grado de centralización o descentralización. Estos tres factores están estrechamente relacionados entre sí.
1.1.4.- Jerarquía
La jerarquía administrativa se refiere al número de niveles de administración que adopta una organización para garantizar la realización de tareas y alcance de los objetivos. La jerarquía permite a los empleados realizar sus tareas con eficiencia y eficacia.
Se dice una estructura alargada cuando existen muchos niveles jerárquicos y aplanada cuando existen menos niveles.
La cadena jerárquica es una línea de autoridad que une todas las personas de una organización e indica quien se subordina a quien. La cadena jerárquica está asociada a dos principios: la unidad de mando y el principio escalar. La unidad de mando significa que cada empleado se debe subordinar a un solo jefe. Y el principio escalar se refiere a las líneas claramente definidas de autoridad.
Autoridad, es el derecho formal y legítimo que se da a las personas para tomar decisiones, dar órdenes y asignar recursos.
Responsabilidad, es él deber de ejecutar la tarea o actividad asignada a un empleado. Los profesionales en una organización reciben autoridad acorde a la responsabilidad que tienen.
Delegación de autoridad, es el proceso mediante el cual los profesionales en una organización transfieren autoridad y responsabilidad. La tendencia actual es delegar responsabilidades por la necesidad del ambiente y exigencia del cliente.
1.2.- Tramo de Control
También llamado amplitud de control o amplitud administrativa, es el número de empleados que debe reportar a un cargo jerárquico. La amplitud estrecha genera costos administrativos mayores y la extensa lo contrario.
La amplitud depende del tipo y naturaleza de trabajo y la habilidad y experiencia de los empleados.
1.2.1.- Downsizing
Inicialmente aplicado a la Tecnología de la Información, que representaba el cambio de los centros de procesamiento de datos por redes de PC. Actualmente se refiere al proceso de descentralización de decisiones a niveles más bajos achicando los niveles jerárquicos. Reducción con la búsqueda de mayor eficiencia. Alargar la amplitud de control.
1.3.- Autridad en Linea y Autoridad Staff
La autoridad en línea hace referencia a aquellas funciones que tienen una acción directa en el logro de los objetivos de organización. La línea la forman todas las unidades orgánicas que inician y concluyen las tareas o actividades principales de la organización.
El staff hace referencia a todos los elementos de organización que ayudan a la línea en la consecución de los objetos básicos de la empresa. El staff ayuda la ejecutivo proporcionando asesoramiento, consejos, sugiere, pero no da órdenes, ni manda.
La línea no es superior al staff, sencillamente es de naturaleza diferente. El staff y la línea buscan el cumplimiento de las metas o fines de la organización.
La línea significa autoridad para mandar, dar órdenes, permitiendo poner en marcha la estructura organizacional. Esta autoridad de línea se encuentra en las organizaciones militares, siendo usada en tiempos anteriores a la venida de Cristo. La organización de lineo tipo militar tiene la gran ventaja de que cada subalterno sabe directamente el lugar que ocupa, a quién le puede dar órdenes y de quién las debe recibir.
1.3.1.- Clases de Staff
Cuando el staff asesora en forma exclusiva a un directivo se llama staff Personal
Cuando el staff está al servicio de todos los departamentos de la empresa bien sea de línea o staff se llama staff Especializado.
Staff Personal
El staff personal aconseja, asesora, sugiere a un solo directivo.
La finalidad del staff personal es ayudar al ejecutivo en el desempeño de sus funciones, especialmente en lo que se refiere a los problemas pequeños, que restan mucho tiempo, permitiéndole dedicación a los asuntos importantes de la organización.
Staff Especializado
El staff especializado, asesora, aconseja, sugiere, orienta a todas las unidades de línea y a los demás staff que se encuentran en la organización.
El staff especializado es de gran utilidad para preparar y trasladar órdenes a los jefes de los departamentos a quienes se les han establecido objetivos básicos. Para cumplir con los objetivos básicos por parte de la línea, es decir, por los jefes de línea, estos solicitarán consejos y orientaciones al staff especializado en diversos problemas de su departamento.
Staff Funcional
Se presenta cuando se delega autoridad al staff, dándose en circunstancias muy especiales, para actividades limitadas y específicas. Sabemos que la autoridad es ejercida por la línea, pero en un momento dado por conveniencia de la organización y circunstancias especiales, se le concede autoridad al staff; de hecho, se les faculta para tomar decisiones.
1.4.- ORGANIGRAMA
Un organigrama o gráfica de organización es la representación diagramada de las principales funciones, actividades y canales de autoridad y responsabilidad de la organización.
Utilidad de los Organigramas
Un organigrama nos permite el establecimiento de una organización e integración de las funciones y actividades de la organización.
Nos permite mostrar las diversas funciones que realiza la organización, estableciendo los niveles jerárquicos.
El organigrama nos permite establecer las líneas de autoridad y de hecho, el tipo de responsabilidad.
El organigrama nos permite informarnos si una división, departamento o sección, es de línea o staff.
Nos permite ver las relaciones que se dan entre diversos puestos de toda la organización.
Clases de Organigrama
Los organigramas pueden ser:
Verticales
Horizontales
Circulares
Escalares
Organigramas Verticales
ORGANIGRAMAS HORIZONTALES
ORGANIGRAMA CIRCULAR
ORGANIGRAMAS ESCALARES
1.5.- CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN
Podemos definir la centralización como la acumulación de autoridad en un solo puesto o división, departamento de una organización.
La administración centralizada tiene algunas ventajas:
Se reduce en forma notable la duplicación de funciones.
Permite mostrar las capacidades y calidades de los altos ejecutivos.
Puede utilizar personal menos capacitado para los puestos subalternos reduciendo la nómina de personal.
Permite una buena coordinación de todas las actividades de la organización.
Este concepto quedará más claro por medio del siguiente organigrama:
ORGANIZACIÓN CENTRALIZADA
DESCENTRALIZACIÓN
Podemos definir la descentralización como la dispersión de la autoridad.
La descentralización de la autoridad nos presenta ventajas:
La descentralización de la autoridad permite que se lleve a cabo la verdadera delegación de autoridad, lo que hace disminuir el trajín de los altos funcionarios.
La descentralización proporciona oportunidad para la formación de los ejecutivos debido a que se les permite tomar decisiones, sin tener que esperar la aprobación de un superior; en muchos casos, esas decisiones son mejores porque el jefe que vive el problema conoce todos los factores que lo determinaron.
La descentralización en los ejecutivos de nivel medio aumenta su moral y su interés por el trabajo.
ORGANIZACIÓN DESCENTRALIZADA
2.- ESTRUCTURAS DE ORGANIZACIÓN
Existen tres sistemas básicos:
Organización de línea
Organización funcional
Organización de línea y Staff
2.1.- Organización de Línea
La organización de línea o tipo militar, es la más antigua y simple de las estructuras de organización, tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos.
La autoridad y la responsabilidad se transmiten por una sola línea, es decir, hay una verdadera jerarquía de autoridades, en el que el superior ordena y los subordinados obedecen en forma inmediata.
La organización de línea es la más indicada para las pequeñas organizaciones, debido a su fácil operacionalización y la economía por su estructura simple.
Ventajas de la Organización de Línea
Es muy sencilla; los cargos que existen son pequeños e inclusive, en la parte superior de la organización sólo está el cargo del director; lo anterior determina un tipo de relaciones sumamente sencillas.
Existe una división bien neta de autoridad y responsabilidad, o sea, que hay una clara delimitación de la autoridad y la responsabilidad en cada cargo, precisando en forma clara y objetiva hasta dónde llegan su jurisdicción.
Es sumamente estable. Esto debido a que todas las decisiones se toman a nivel del director, el principio de unidad de mando permite una verdadera disciplina, lo que conlleva a una estabilidad de la organización.
Facilita la rapidez de acción. Se sabe que el director posee autoridad absoluta sobre sus subalternos, apoyado en su nivel jerárquico; inmediatamente se expide una orden o tarea se cumple en forma rápida y directa.
Desventajas de la Organización de Línea:
La organización es rígida e inflexible, lo que no permite innovaciones ni adaptaciones al mundo cambiante.
Siendo un sistema autocrático, puede funcionar sobre bases arbitrarias y dictatoriales.
Los jefes de departamento ejecutan las ordenes con independencia los unos de los otros y en muchos casos de acuerdo con sus caprichos o deseos, debido al monopolio de las comunicaciones en su área.
Los hombres más importantes de la organización pueden estar sobrecargados de trabajo, lo que dificulta el desarrollo organizacional.
La pérdida de uno de los hombres importantes de la organización, puede producir trastornos o descuadrar la organización.
2.2.- Organización Funcional
En este tipo de estructura, se recurre a los especialistas que concretan sus esfuerzos en una estrecha gama de tareas aplicando el principio de especialización de las funciones.
Ventajas de la Organización Funcional:
Debido al especialización, hay mayor capacitación de los jefes, lo que da como resultado una mayor eficiencia.
La organización funcional permite una comunicación directa entre los cargos, cuando es necesaria la comunicación sin recurrir a los canales formales.
En caso de innovaciones en los procesos administrativos, la organización funcional facilita la adaptación rápida.
Desventajas de la Organización Funcional:
Presenta dificultades para definir quién es exactamente el jefe.
No es fácil diferenciar la autoridad y responsabilidad de cada jefe en los asuntos que son comunes a varios.
Surge con frecuencia la dualidad de mando.
La disciplina se debilita, hoy la tendencia a la tensión y a los conflictos dentro de la organización.
2.3.- Organización Línea y Staff
En las organizaciones Lineal y Staff, el administrador tiene un comité de consejeros que no tienen autoridad directa en los empleados. El órgano staff investiga, asesora, busca los hechos y aconseja o sugiere el ejecutivo.
Ventajas de la Organización Línea y Staff:
Se basa en la especialización de asesoría previamente planificada.
Contribuye a la organización en el conocimiento técnico de los expertos.
Permite la oportunidad de ascenso a los profesionales más capacitados por la disponibilidad de puestos de alta responsabilidad.
Desventajas de la Organización de Línea o Staff:
Puede confundirse la autoridad lineal y los órganos de staff.
Los jefes de línea tratan de obstaculizar la labor del staff, catalogándolos de demagogos teóricos.
El órgano staff considera a la línea incapaz de aplicar las sugerencias dadas por ellos.
3.- Diseño Organizacional
Las organizaciones se estructuran de acuerdo a sus características y particularidades. No existe una receta aun sean similares las organizaciones.
3.1.- Contingencias
Para ver las contingencias, primeramente diremos que existen dos tipos de organizaciones:
Organización mecanicista, su estructura organizacional se caracteriza por su alta especialización, Departamentalización extensiva, escasa amplitud de control, alta formalización, una red de información limitada y poca participación de los niveles bajo en la toma de decisiones.
Organización orgánica, estructura organizacional adaptable y flexible, con poca especialización del trabajo, formalización mínima, gran amplitud de control y libre flujo de la información.
3.1.1.- Estrategia
La estructura debe ayudar a los gerentes a lograr los objetivos, las estrategias y la estructura deben estar estrechamente relacionados. Si existen cambios en la estrategia, deberá haber cambio en la estructura para brindar apoyo a esos cambios.
3.1.2.- Tamaño de la Organización
El tamaño de la organización influye en la estructura, no es lo mismo una empresa con 300 empleados que con 4000 empleados.
3.1.3.- Tecnología
Depende del tipo de producción: unitaria – masiva y continua.
3.1.4.- Ambiente
Ambiente – competencia
3.2.- Estructura Funcional
También llamado Departamentalización funcional, es la agrupación de actividades basada en el uso de habilidades, conocimientos y recursos semejantes. En esta estructura, las unidades organizacionales (divisiones y departamentos) se forman dé acuerdo con la principal función especializada.
Sus ventajas son: buena coordinación intradepartamental, especialidad técnica y bajos costos administrativos.
Sus desventajas: Visión de especialistas, autoridad limitada, objetivos específicos, especialización y falta de coordinación interdepartamental.
3.3.- Estructura Divisional
Se presenta cuando los departamentos se agrupan en divisiones, cada división se crea como una unidad autosuficiente que genera un producto o servicio. En esta estructura basada en productos y servicios cada división desempeña las funciones necesarias para el producto o servicio.
Sus ventajas son la focalización en el producto o servicio, autonomía en la toma de decisiones, respuesta rápida y flexible en ambientes inestables y variables.
Las desventajas son duplicación de recursos, especialización del producto que produce limitación, cada producto tiene objetivos específicos.
3.4.- Estructura basada en Clientes
Es otra variable de la estructura divisional, la departamentalización por clientes, la organización se estructura en unidades alrededor de las características de los clientes o mercados.
La misma estructura puede aplicarse al área geográfica.
3.5.- Estructura Basada en Procesos
En esta variante donde la departamentalización por procesos hace que la organización se estructure en unidades que acompañen la secuencia de ejecución del proceso. Lo importante es desarrollar el proceso de la mejor manera para aumentar la eficiencia y la calidad y reducir los costos.
Las ventajas son la focalización en el proceso, existe una cadena de valor y los costos operacionales son bajos.
Las limitaciones son que no existe una buena coordinación interdepartamental, existe una fragmentación del proceso y una especialización.
3.6.- Estructura Matricial
Es la combinación de la estructura funcional y divisional.
Las ventajas son: obtener ventajas de las estructuras funcionales y de producto mientras busca disminuir las debilidades y limitaciones, hay una coordinación intensiva, cooperación y especialización con coordinación.
Como desventajas se tiene que puede haber confusión debido a la dualidad de mando, hay conflicto y tensión y hay disputas de recursos.
3.7.- Estructura basada en equipos
Los equipos de trabajo pueden ser multifuncionales o de varios departamentos que se agrupan para resolver problemas. También pueden ser permanentes que funcionan dentro la organización.
Las ventajas son una focalización externa, comunicaciones directas, autogestión, autosuficiencia y agilidad.
Las limitaciones son la necesidad de una nueva mentalidad de las personas, necesidad de soporte de staff y doble subordinación.
3.8.- Estructuras Híbridas
En las grandes empresas no siempre es posible adoptar un solo tipo de estructura, sino que existe una mezcla y son llamadas organizaciones híbridas.
3.9.- Organizaciones Virtuales
Son llamadas no territoriales o no físicas. Donde no existen oficinas, ni personal de apoyo, con el desarrollo de la TI trabajan en red.
3.10.- Reingeniería
La Reingeniería es una técnica de cambio organizacional drástica y dramática que procura sustituir la vieja estructura funcional y jerárquica por el enfoque en los procesos.
Las principales metas con la Reingeniería son:
Reorientar la operación para mejorarla
Reducir los costos de mano de obra, información, materiales y suministros, administrativos y de capital.
Mejorar la calidad
Aumentar los ingresos
Incrementar la orientación hacia el cliente
Ayudar en la fusión de las empresas.
3.11.- Outsourcing
También llamado terciarización y se define como la contratación de terceros para ejecutar parte o la totalidad de determinadas funciones de la organización.
Con la terciarización se consigue:
Reducir costos, ya que las economías de escala reducen los costos unitarios.
Calidad, las empresas especializadas lo hacen mejor.
Core Business, toda organización debe realizar la actividad esencial, ligada a su misión y objetivos organizacionales.
4.- Recursos Humanos
La administración de recursos humanos es primordial en una organización ya que es el activo más importante.
El proceso de administración de rrhh sigue los siguientes pasos:
4.1.- Selección
Corresponde a la planificación de rrhh, previamente se realiza una evaluación que permite definir los puestos de trabajo, se debe describir las actividades que debe realizar la persona que ocupe el puesto, como y con que finalidad. Se debe especificar el puesto, cualidades mínimas aceptables del puesto y realizar el reclutamiento. El proceso de selección es el procedimiento para escoger al candidato mas apropiado.
4.2.- Capacitación y Desarrollo
La orientación es la introducción de un nuevo empleado a su trabajo y la organización. En esta etapa la capacitación y el desarrollo un método es la rotación de puestos, mejorar las habilidades y autoeficiencia de los trabajadores.
4.3.- Evaluación del Desempeño
La meta principal es la de determinar la contribución del desempeño individual para tomar decisiones de asignación de recompensas.
4.4.- Sistemas de Recompensa
5.- Cultura Organizacional
La cultura organizacional es la percepción común que comparten los miembros de la organización.
5.1.- Definiciones
Según Jacques, cultura organizacional es la manera tradicional de pensar y hacer las cosas compartida por todos los miembros de la organización.
Cultura organizacional representa las normas informales no escritas que orientan el comportamiento de los miembros de una organización diariamente y dirigen sus objetivos hacia la consecución de los objetivos organizacionales.
Cada organización tiene su propia cultura.
5.2.- Creación de la Cultura
La cultura inicial la dan los fundadores con la misión y visión de la empresa. Por ejemplo la cultura de Microsoft es el reflejo de Bill Gates.
5.3.- Mantenimiento de la Cultura
El mantenimiento depende de la administración superior, que de el impulso a la cultura, desde la selección del personal y la socialización al resto del personal.
