Cap. V ORGANIZACION (2da. Parte)

Cap. V (2da. Parte)

ORGANIZACIÓN


1.- DIBUJO DE ORGANIGRAMAS:
Se utilizan dos elementos básicos, los rectángulos y las líneas.
Los rectángulos representan cargos, funciones o categorías. Las líneas indican relación de autoridad, siendo trazo completo cuando refleja autoridad lineal o jerárquica. La relación de tipo staff se refleja mediante línea de trazo partido.
Los rectángulos varían de tamaño, de acuerdo a la importancia relativa de la posición que representa.
Por el contenido de los rectángulos los diagramas pueden clasificarse en dos tipos:
- Diagramas que indica en sus rectángulos el nombre de los cargos o funciones y/o personas.
- Diagramas que además del contenido anterior se incluye código de cargo, número de cuenta presupuestaria, centro de costo y número de personas que del mismo dependen.

2.- MANUALES ADMINISTRATIVOS:
Los manuales administrativos.
El manual administrativo es un documento que incluye en forma sistematizada las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismas deben ser realizadas. El propósito fundamental de los manuales es el de sistematizar las funciones y operaciones que realiza la organización, así como instruir al personal sobre los objetivos, políticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos de la institución.

2.1.- TIPO DE MANUALES
Los manuales administrativos se clasifican en tres categorías:
Manual de organización.
Manual de políticas.
Manual de procedimientos.

Manual de organización: es un instrumento que contiene detalles de la empresa u organización tales como:
Nivel estratégico de la empresa (misión, visión, objetivos empresariales).
La estructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó esa estructura.
Las relaciones entre la función de línea y la de asesoría.
Los deberes y responsabilidades específicas de los cargos.

Manual de políticas: incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que son la guía básica para la acción; así mismo prescriben los limites generales dentro de los cuales deben realizar se las a actividades. Una correcta formulación de las políticas en un manual, permitirá:

Agilizar el proceso decisorio.
Establecer guías al personal directivo para que pueda adecuar las actividades a los objetivos de la institución.
Facilitar la descentralización.
Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Manual de procedimientos: es llamado, también manual de operación; es un manual de trámites y métodos de trabajo. Es quizás el manual más común en las organizaciones. A través de ellos se orienta y sistematiza la actividad operativa de la empresa. El manual de procedimientos incluye la descripción de normas, la descripción de procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de registro y sus respectivos instructivos. Los manuales de procedimientos, ofrecen una serie de ventajas ente ellas tenemos:

Constituyen una útil fuente de información, sobre las prácticas generales de la organización para que la información sea útil se requiere que la información se comunique a través de la línea de mando de la organización.
Constituyen una guía indispensable para el trabajo a ejecutar.
Constituyen una herramienta útil para el adiestramiento de nuevos empleados y también para todos aquellos funcionarios que perteneciendo a la organización son ascendidos de categoría.
Eliminan duplicaciones innecesarias de actividades.
Permiten la revisión constante y el mejoramiento de las políticas, procesos y procedimientos, de la institución, en la medida en que se los consulte con la debida frecuencia. Ayudan a producir un mejoramiento sostenido de las operaciones, normas y procedimientos.
Permiten un ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de rutina, ya que la respuesta rápida a las mismas, se obtienen a través de la lectura del manual.
Constituyen un freno a la improvisación, en sus distintas manifestaciones.
Permiten generar un legado histórico de la evolución administrativa de la empresa.
Constituyen un elemento importante para la revisión y evaluación objetiva de las prácticas institucionales.

Estructura de los manuales
Las partes principales de un manual son las siguientes:

Manual de organización:
Contenido o índice.
Introducción: señala el propósito del manual y la ayuda que puede brindar a las personas responsables de su aplicación.
Instrucciones para el uso del manual.
Misión y Visión de la empresa.
Objetivos generales de la organización.
Estructura organizativa (descripción general).
Organigrama.
Descripción de todas las funciones comunes a las distintas unidades que conforman a la organización.
Descripción de las funciones por áreas o departamentos con su respectivo organigrama.
Glosario de términos. (Con anexos si los hay).

Manual de políticas y procedimientos.
Contenido o índice
Introducción.
Instrucciones para su uso.
Políticas de la institución.
Procedimientos que se utilizan dentro del sistema.
Estructura o flujo de pasos de cada procedimiento.
Objetivos del procedimiento.
Alcance del procedimiento.
Normas que lo fundamentan.
Descripción de los procedimientos mismos.
Responsabilidad por la ejecución de los procedimientos.
Responsabilidad por la ejecución de los procedimientos.
Formular instructivos.
Glosario de términos.

3.- EL PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN:
El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente y eficaz, utilizando los principios científicos de la administración. Una buena organización debe satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y realice su función dentro del organismo con el mínimo de esfuerzo, el menor costo y el máximo rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son:

Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales de la organización.
Realizar la División del Trabajo y determinar las Áreas Funcionales.
Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las distintas actividades o funciones a realizar por la institución.
Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la descripción de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la organización.
Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.
Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen.
Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.
Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecución de las actividades.
Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de la organización.


Bibliografía consultada

Castillo, L (1992). El PES. En síntesis. Revista de planificación estratégica. Editorial fundación Altadir. Caracas.
Izurreta, F (1997). En qué consiste el proceso de planificación estratégica. UCV. Caracas.
Koontz, O (1972). Curso de Administración Moderna. Mc Graw Hill. México.
Matus, C (1990). Política, Planificación y Gobierno. Editores Miguel Angel García e Hijos. Caracas.